Jak uniezależnić firmę od właściciela? 4 kroki, które uwalniają czas i decyzje

Firma jest zależna od właściciela, gdy większość decyzji, wiedzy i odpowiedzialności skupia się w jednej osobie. Aby to zmienić, trzeba określić kierunek działania, przekazać wybrane obszary odpowiedzialności, ustalić granice decyzyjności i monitorować wyniki.

Bez strategii firma jest jak okręt płynący we mgle. Skoro pracownicy nie wiedzą, dokąd zmierzają, z każdą decyzją wracają do właściciela.

Po czym poznać, że firma jest zależna od właściciela?

Najbardziej widocznym sygnałem jest brak możliwości spokojnego wyjazdu na urlop. Właściciel jest potrzebny do podejmowania niemal każdej decyzji, a podczas jego nieobecności część spraw czeka na powrót.

Inne sygnały to:

• setki drobnych decyzji podejmowanych każdego dnia,
• pracownicy pytający o zgodę w sprawach operacyjnych,
• brak odpowiedzialności za całe obszary,
• opóźnienia wynikające z oczekiwania na decyzję,
• problemy firmy podczas nieobecności właściciela.

Taka organizacja nie wykorzystuje potencjału zespołu i jest uzależniona od dostępności jednej osoby. Choroba, dłuższy urlop albo inna trudna sytuacja mogą zagrozić ciągłości jej działania.

Dlaczego pracownicy nie podejmują samodzielnych decyzji?

Problem jest złożony i leży po obu stronach.

Właściciele często rozwijają firmy dzięki intuicji, zaangażowaniu i ciężkiej pracy. Ten model może być skuteczny na początku, ale z czasem trudno się z niego wydostać. Właściciel przyzwyczaja się do kontrolowania wszystkiego, a pracownicy uczą się, że bezpieczniej jest zapytać niż podjąć własną decyzję.

Coraz częściej spotykam jednak przedsiębiorców, którzy chcą pracować mądrze, a nie tylko ciężko. Rozumieją, że dalszy rozwój wymaga zmiany sposobu zarządzania.

Nie można oczekiwać samodzielności od pracownika, który nie wie, za co odpowiada, jakie decyzje może podejmować i według jakich zasad powinien działać.

Jak zmniejszyć zależność firmy od właściciela?

Nie musisz od razu przekazywać zarządzania całą firmą. Zacznij od czterech kroków:

Bezpłatne narzędzie

Generator strategii wzrostu sprzedaży

Odpowiadasz na kilka pytań i dostajesz szkielet strategii dla swojej firmy. Bez rejestracji, w kilka minut.

Wygeneruj swoją strategię

• Wybierz zadania i obszary, które zabierają Ci dużo czasu, a jednocześnie są stosunkowo łatwe do przekazania.
• Wskaż odpowiedzialną osobę i przygotuj ją do przejęcia nowych obowiązków.
• Określ granice decyzyjności ‑ pracownik musi wiedzieć, co może zrobić samodzielnie, a kiedy powinien poprosić o konsultację.
• Ustal sposób monitorowania, który pozwoli kontrolować wyniki bez ponownego przejmowania wykonywanej pracy.

Procesy, rutyny, checklisty i system zarządzania zadaniami wymagają czasu, ale są inwestycją w przyszłość. Ograniczają liczbę błędów, zwiększają bezpieczeństwo firmy i ułatwiają pracę w kolejnych miesiącach.

Jeżeli pracownik po przejęciu odpowiedzialności popełni błąd, potraktuj tę sytuację jako lekcję rozwojową. Sprawdź przyczynę i przygotuj go tak, aby następnym razem potrafił samodzielnie poradzić sobie z podobnym problemem.

Więcej o różnicy między delegowaniem a zwykłym przekazywaniem zadań piszę w osobnym artykule o skutecznym delegowaniu.

Czy zatrudnienie CEO może rozwiązać problem?

W jednej z firm, z którą pracowałem, wąskim gardłem była właścicielka. Była świetną specjalistką i koncentrowała się na pracy z klientami. Jednocześnie opóźniała podejmowanie decyzji i nie miała pełnego obrazu sytuacji całej firmy.

Analiza strategiczna pokazała konsekwencje takiego modelu. Rozwiązaniem było zatrudnienie osoby na stanowisko CEO, która przejęła zarządzanie operacyjne. Właścicielka mogła nadal realizować się w pracy z klientami, a decyzje nie wymagały już za każdym razem jej udziału.

Nie straciła kontroli nad firmą. Zmieniła jedynie sposób jej sprawowania ‑ zamiast uczestniczyć w każdej decyzji, zaczęła monitorować wyniki i najważniejsze obszary działalności.

Kontrola nie oznacza podejmowania wszystkich decyzji. Oznacza wiedzę, dokąd zmierza firma i czy osiąga założone wyniki.

Co mówią badania o zależności firmy od właściciela?

W badaniu kanadyjskich firm rodzinnych 75% właścicieli uznało swoje przedsiębiorstwa za zależne lub bardzo zależne od jednej osoby. Jednocześnie 65% badanych podejmowało wszystkie najważniejsze decyzje w co najmniej trzech z pięciu analizowanych obszarów działalności.

Badania ekonomiczne wskazują również, że możliwość przekazywania zadań zarządczych jest istotna dla wzrostu firmy. Czas przedsiębiorcy jest ograniczony, dlatego wraz z rozwojem organizacji rośnie znaczenie delegowania i zatrudniania osób zarządzających.

Od czego możesz zacząć?

Weź kartkę i przygotuj cztery kolumny:

• Co mogę z siebie zdjąć?
• Komu mogę to przekazać?
• Ile czasu potrzebuję na przygotowanie tej osoby?
• Jak będę monitorować poprawne wykonywanie zadania?

Właściciel rozwijającej się firmy powinien być dyrygentem orkiestry, a nie próbować grać jednocześnie na każdym instrumencie.

Jeżeli chcesz uwolnić czas na świadome zarządzanie i zacząć pracować nad swoją firmą, umów się na bezpłatną konsultację.

Źródła

Feltham T.S., Feltham G., Barnett J.J., „The Dependence of Family Businesses on a Single Decision-Maker”, Journal of Small Business Management, 2005. DOI: 10.1111/j.1540-627X.2004.00122.x

Akcigit U., Alp H., Peters M., „Lack of Selection and Limits to Delegation: Firm Dynamics in Developing Countries”, American Economic Review, 2021. DOI: 10.1257/aer.20180555